Information om behandling av Personuppgifter

 

Vi behandlar dina personuppgifter
Inom ramen för vår verksamhet att bedriva fastighetsförvaltning och hyra ut bostäder, måste vi i viss utsträckning behandla personuppgifter om våra hyresgäster, eller bostadssökande. Vårt mål är att du skall känna dig trygg när du lämnar personuppgifter till oss, och att du vet att de personuppgifter vi har om dig omhändertas och hanteras på ett öppet, korrekt och lagligt sätt.

Vi har vidtagit både tekniska och organisatoriska åtgärder som säkerställer att dina personuppgifter alltid är skyddade hos oss och att behandlingen av dem sker i enlighet med gällande dataskyddsregler. Genom ett väl genomtänkt IT-skydd säkerställer vi att endast personer med rätt behörighetsnivå inom bolaget har tillgång till dina personuppgifter, och att dessa personuppgifter skyddas från oavsiktlig förlust, spridning eller förstörelse. Läs mer om vår IT-säkerhet här.

Det är viktigt för oss att vara öppna med hur vi hanterar de personuppgifter som du lämnat till oss, eller som vi samlat in på annat sätt. Exempel på uppgifter vi behandlar är namn, adress, personnummer, kontaktuppgifter – men det kan också vara mer anonymiserade uppgifter som familjeförhållanden, lägenhetsnummer, ocr-nummer eller en elektronisk passagebricka bunden till en specifik lägenhet. I korthet kan man säga att alla uppgifter som kan identifiera en fysisk person är en personuppgift.

I denna policy beskriver vi därför vilka uppgifter vi samlar in, från vem, samt varför vi behandlar dem, samt hur du går tillväga för att begära ut de personuppgifter vi har om dig, och eventuellt också begära rättning eller korrigering av dem.

 

Varför och varifrån samlar vi in personuppgifter?
Inför att du tecknar ett hyresavtal hos oss samlar vi in de uppgifter vi behöver inom ramen för att kunna upprätthålla och administrera hyresförhållandet (Hyresavtalet). I de allra flesta fall är det du själv som tillhandahåller de personuppgifter som behövs för att fullgöra hyresavtalet.

Vi kan även komma att samla in uppgifter om dig via informationstjänster, offentliga register eller myndigheter för att säkerställa att hyresavtalet efterlevs och fullgörs på ett riktigt sätt, eller för att handlägga ansökan om andrahandsupplåtelse eller lägenhetsbyte. Vid sådana kontroller kan också kontakter förekomma med andra fastighetsägare, där vi delar uppgifter om dig eller kontrollerar boendereferenser, tillgång till andra boenden och andra nödvändiga uppgifter som är relevanta för det hyresavtal du innehar med oss, eller kan komma att erhålla hos oss.

De flesta personuppgifter vi behandlar behöver vi inom ramen för att administrera det hyresavtal du tecknat med oss, dvs avtalet används som laglig grund för behandlingen av uppgifterna. Dessa uppgifter behåller vi så länge de är nödvändiga för ändamålet de samlades in för, och som längst upp till 2 år efter att hyresavtalet upphört. I undantagsfall kan uppgifter komma att sparas längre, för det fall det finns rättsliga anspråk, eller om myndighet eller lag kräver detta.

Några av de personuppgifter som vi behandlar görs inom ramen för att vi som fastighetsägare har ett berättigat intresse av att behandla dem; det är t ex sådana uppgifter som rör elektroniska passageloggar och kamerabevakning. I dessa fall har fastighetsägaren ett berättigat intresse att säkerställa de boendes trygghet och komma till bukt med störningar i fastigheten, samt för att administrera fastighetens låssystem, som möjliggör öppnandet av dörrar och bokning av tvättstugor. Dessa personuppgifter behandlas då utifrån en intresseavägning där skälen att få behandla uppgifterna väger tyngre än att avstå behandlingen till förmån för den personliga integriteten.

Sådana uppgifter/ loggar/ filmmaterial sparas mellan två och fyra veckor (beroende på typ av material). Passageloggar för elektroniska nycklar sparas i två veckor för att möjliggöra felsökning och ta fram statistikunderlag, och filmat material sparas i upp till fyra veckor. Både passageloggar och filmat material kan komma att användas för att vidta åtgärder med anledning av störningar i boendet eller för att Polis eller annan myndighet har rätt att begära ut dem i samband med brottsundersökning.
 

Personuppgiftsbiträden och andra mottagare som vi delar information med
Som hyresgäst hos oss kan dina personuppgifter komma att delas med tjänste- och service- leverantörer som utför arbeten eller tillhandahåller tjänster i den fastighet du bor i, exempelvis servicetekniker, sotare, el-bolag, bredbandsleverantörer eller liknande. Även dessa företag är skyldiga att skydda dina uppgifter enligt gällande dataskyddsregler och uppgifterna får bara användas till det ändamål vi på förhand beskrivit. I de fall där tredje part (underleverantörer, programvaruleverantörer) bistår oss med behandling av personuppgifter så har vi upprättat personuppgiftsbiträdes avtal, som säkerställer att dina uppgifter förblir säkra och korrekt behandlade även hos dem. Vi lämnar aldrig ut din information i marknadsföringssyfte till tredje part. Vi kan dock vara skyldiga enligt lag att lämna ut uppgifter för statistiska ändamål.

 

Att begära ut uppgifter, motsätta sig behandling eller begära rättning
Du har rätt att få reda på vilka personuppgifter vi behandlar eller har registrerat om dig. En gång per år kan du (kostnadsfritt) begära ut dessa uppgifter.

Under vissa omständigheter kan du motsätta dig behandling eller begära att en uppgift raderas eller korrigeras, om den är felaktig. Felaktiga uppgifter skall skyndsamt rättas.

Bedömningen av vilken uppgift man kan motsätta sig eller begära att få raderad beror på vilken laglig grund som använts då uppgiften inhämtades, samt till vilket ändamål eller syfte den används.

Man kan t ex begära att uppgifter raderas om behandlingen stödjer sig på ett samtycke, som sedan återkallas (t ex att du ansökt om bostad hos oss och sedan vill ta bort din intresseanmälan). Om behandlingen däremot stödjer sig på ett Avtal som laglig grund, så kan du inte begära att uppgiften raderas. Du kan t ex inte begära att vi raderar ditt personnummer, eftersom personnumret är nödvändigt för att upprätthålla och administrera hyresavtalet. Behandlingen av personnumret får således fortgå så länge Avtalet eller hyresförhållandet består. Vi har alltså rätt att fortsätta behandla (vissa) av dina personuppgifter om vi har laglig grund eller är tvingande enligt lag fortsätta behandlingen.

 

Vem är ansvarig för de personuppgifter som behandlas hos oss?
Primula Byggnads AB (556375-5767) är personuppgiftsansvarig för samtliga bolag vars fastigheter
vi förvaltar och som ingår i vår koncern.

Om du har frågor gällande vår behandling av personuppgifter kan du vända dig till vår förvaltning, kontaktuppgifter finner du nedan. Skulle du inte bli nöjd med de svar du får av oss har du möjlighet att lämna klagomål till Datainspektionen, som är tillsynsmyndighet i dataskydds och integritetsfrågor.

 

Primula Byggnads AB
Sveavägen 33
111 34  STOCKHOLM

telefon: 08-557 745 00
e-post: info@primula.se